Funktioniert das mit unserem ERP?
Der Integrationsansatz hängt von den Schnittstellen, Berechtigungen und Möglichkeiten zur Erstellung von Bestellentwürfen in Ihrem ERP ab. Deren Prüfung gehört zum ersten Projektumfang.
← Alle Leistungen
Bestellabläufe und ERP-Integration
Von eingehenden Bestellungen zu prüfbaren ERP-Entwürfen.
Bestellungen per E-Mail oder Dokument müssen oft erneut erfasst, geprüft und den richtigen Produkten zugeordnet werden. Adeptus entwirft Abläufe, die diese Schritte verbinden, Unsicherheiten sichtbar machen und Ihr Team bei der Vorbereitung von Bestellentwürfen im ERP unterstützen.
Der Ausgangspunkt / 01
Wo dieser Ansatz helfen kann
- Ihr Team überträgt Bestelldaten wiederholt aus E-Mails oder Dokumenten in ein anderes System.
- Kunden beschreiben Produkte anders, als sie in Ihrem Katalog benannt oder gekennzeichnet sind.
- Unklare Positionen benötigen Aufmerksamkeit, aber auch eindeutige Positionen kosten Zeit.
- Bestehende Systeme enthalten die nötigen Prüfdaten, doch der Ablauf führt sie nicht zusammen.
Der vorgeschlagene Projektansatz / 02
Den gesamten Weg von der Eingabe bis zum Entwurf gestalten
Bestellung empfangen
Relevante Nachrichten und Dokumente identifizieren und einen Verweis auf die Quelle aufbewahren.
Informationen extrahieren
Bestelldaten und Positionen in eine strukturierte Form überführen und fehlende oder unsichere Angaben sichtbar machen.
Produkte eindeutig zuordnen
Jede Position anhand verfügbarer Kennungen, Beschreibungen und Geschäftsregeln mit dem maßgeblichen Produktkatalog abgleichen.
Ausnahmen prüfen
Der prüfenden Person die Informationen bereitstellen, die sie zur Klärung unsicherer Zuordnungen und Validierungsprobleme benötigt.
Einen ERP-Entwurf vorbereiten
Validierte Informationen über die vereinbarte Integration in einen Bestellentwurf übertragen, der für den üblichen Prüfprozess des Kunden verfügbar bleibt.
Die schwierige Aufgabe / 03
Eine Position zu lesen ist nur ein Teil der Aufgabe
Ein Ablauf muss auch bestimmen, auf welchen Produktdatensatz sich eine Position bezieht. Ähnliche Beschreibungen, Varianten, Verpackungen, kundenspezifische Namen und unvollständige Kennungen können die Zuordnung unsicher machen.
Die Lösung kann Dokumentenextraktion, Katalogsuche, Geschäftsregeln und menschliche Prüfung kombinieren. Die passende Kombination hängt vom Ausgangsmaterial und den verfügbaren Systemen ab. Eine unsichere Zuordnung sollte für die prüfende Person sichtbar sein, statt stillschweigend als bestätigt zu gelten.
Analyse & Bewertung / 04
Mit einem Ablauf und repräsentativen Beispielen beginnen
Eine klar abgegrenzte Analyse untersucht Beispielbestellungen, Katalogdaten, aktuelle Prüfschritte und ERP-Integrationsmöglichkeiten. Gemeinsam legen wir fest, was eine sinnvolle erste Umsetzung abdecken soll und wie ihre Ergebnisse überprüft werden.
Ergebnisse der Analyse
- Eine Darstellung des aktuellen Prozesses und des vorgeschlagenen Ablaufs.
- Eine Prüfung verfügbarer Daten, Zugänge und Integrationsabhängigkeiten.
- Abnahmekriterien für Produktzuordnung, Ausnahmen und Entwurfserstellung.
- Ein abgegrenzter Umsetzungsumfang und eine Schätzung für die nächste Phase.
Wir unterscheiden korrekte Produktzuordnungen, falsche Zuordnungen und Positionen, die noch geprüft werden müssen. Außerdem betrachten wir den Prüfaufwand sowie die Vollständigkeit und Konsistenz des Entwurfs. Diese Kriterien zeigen, wo Automatisierung sinnvoll ist und wo Menschen eingebunden bleiben sollten.
Praktische Fragen / 05
Bevor wir beginnen
Wird jede Position automatisch verarbeitet?
Der Ablauf sollte festlegen, welche Fälle weiterverarbeitet werden können und welche eine Prüfung benötigen. Das sinnvolle Verhältnis hängt von Ihren Dokumenten, Ihrem Katalog und Ihren Geschäftsanforderungen ab.
Müssen wir unsere bestehenden Systeme ersetzen?
Zunächst verstehen und verbinden wir die Systeme, die Sie bereits nutzen. Ein Austausch sollte sich aus einer konkreten Einschränkung ergeben, die während der Analyse festgestellt wird.
Ein sinnvoller nächster Schritt
Wo verliert Ihr Bestellprozess Zeit?
Beschreiben Sie, wie Bestellungen eingehen, welches ERP Sie nutzen und wo Ihr Team den größten Aufwand mit Prüfung oder erneuter Dateneingabe hat.
Ihren Bestellablauf besprechen